正面領導：“事先計劃”不是“直接去做”

不管你是領導著3名員工還是3000名員工,尋求公司成長、進步都需要一定的方法。那么一本工具書,必不可少。本書就很多管理者面對的現實問題如“你想過讓員工自己決定什么時候休假嗎? ”“如何在截止日期前完成任務? ”“不得不辭退一些員工時應該怎么做?”做了系統的闡述。

我們對耐克公司的口號“Just do it”(直接去做)耳熟能詳,而且我們相信這就是更有效率的行事方式。實際上這是誤解。雖然在某些情況下“直接去做”是挺有用的,但研究表明,“事先計劃”往往比“直接去做”效果更好。在你一頭栽進工作之前,列一個簡單的計劃有助于提高工作效率。

圣誕節后第二天

哥倫比亞大學的心理學家彼得·戈爾維策研究了人們開始工作的動機。他招募了一些大學生來參與試驗。其中一半被告知,他們需要在12 月27 日前遞交一份報告,描述自己是如何度過圣誕節的。另一半被試的任務相同,但他們要提前確定完成任務的具體時間(比如在早飯后)和地點(比如在客廳的一個安靜的角落),這些學生實際設置了一個我們所謂的“觸發事件”。結果怎么樣?在提前確定了寫報告的具體時間和地點的學生中,71%的人在規定時間里發送了報告。另一組只有不到32%的學生按時完成了任務。戈爾維策的試驗在幾十種不同的情境下重復了大約100 次。

想要在截止日期前完成任務?如果你能提前確定完成任務的時間和地點,按時完成任務的概率將提高一倍。

提高完成任務的概率

我們經常需要某位雇員、同事或合作伙伴的配合才能順利完成工作。根據上文提到的試驗結果,我們可以得出一個有用的結論:如果能在人們的頭腦中植入一個觸發事件,或者最好事先確定執行任務的具體時間和地點,按時完成任務的概率就更大。舉個例子:你說,“你能在上午10點鐘開始的會議結束之后把那份報告送到會議室給我嗎?”將比“喬,明天你能把那份報告交給我嗎?”更有可能拿到那份報告。

我們可以從煙民身上學到什么

通過對30 000 名成功戒煙的煙民進行研究,心理學家詹姆斯·普羅哈斯卡創建了一個理論模型,描述人們在生活中是如何改變舊習慣的。他最大的發現是,人們通常會一時興起,立即行動(“我從明天開始就不抽煙了”),而不會提前做好充分的準備工作,促使改變有效進行。他們的意愿可能非常真誠,然而,如果沒有恰當的計劃,成功的可能性非常小。所以,在你急于采取行動之前,抽出時間來,列出一天、一周或一個月的具體計劃,并且在計劃時,為自己設定觸發事件。

誘導自己進入狀態

在湯姆·克魯斯主演的電影《少數派報告》中,預防犯罪部門能夠提前預見一起案件的發生。試想,如果你能提前預知自己每天能完成的任務,結果會怎樣呢?在寫這本書時,瑪格麗特確實做到了這一點。在一天的工作結束時,她就給塞尼亞發一封郵件,告知進度,并附上最新完成的內容。但你知道這封郵件她是在什么時間寫的嗎?她上午坐在電腦前開始工作時,便第一時間寫好了郵件。在她起草這封郵件時,這些內容都還沒有付諸行動呢。她用過去時態描述了一天“已經”完成的任務。在某種意義上,瑪格麗特是在“設定”自己開始工作。下面有兩個“設定”自己開始工作的技術:蔡格尼克記憶效應和蒂娜的“哈哈!”清單技術。

蔡格尼克記憶效應

將近100 年前的一項研究揭示了一點關于工作效率的奧秘。心理學研究者布盧瑪·蔡格尼克發現,不一次性完成一項工作可能是件好事。假如你同意參與一項研究,在這項研究中,研究者給你20 項需要依次完成的任務,其中包括做泥塑、做算術、做一個紙箱、完成一個拼圖游戲等。

當你在執行這些任務時,有一半的任務會在你有機會完成之前被打斷(被打斷的任務是隨機選擇的)。在研究結束之前,研究者讓你向他敘述你都做了哪些任務。你會更容易記起那些被打斷未完成的任務呢,還是會更容易記起那些你順利完成的任務呢?有趣的是,那些被打斷的任務給人留下的記憶更深刻。

這個結論對你的工作有什么幫助呢?把一項只完成了一部分的任務放在你的桌上,這樣,到了第二天早上,你立即就知道該做些什么。這就是蔡格尼克記憶效應。故意留下未完成的任務:在寫下整段內容之前列出大綱,或者在制成產品前寫好演示文稿。

我們有位客戶叫桑賈伊,他不愛早起,通常很難在上午進入工作狀態,然而他又痛恨自己浪費時間。蔡格尼克記憶效應對他來說很適用。桑賈伊決定將他管理的信息技術部門與整個公司不同的業務線更好地結合起來。“我已經與所有的大股東都談過了,”他告訴我們,“但我還需要在明天下午開會之前以郵件形式通知大家相關的業務變化。”我們問他:“你今天下午就起草這份通知,明天上午審閱一遍后再發送出去。如此一來你明天上午一起床就知道要做什么了。”桑賈伊不僅在這件事上嘗試了這個方法,而且后來我們了解到,他幾乎每天都會為第二天早上留下一些未完成的任務,這樣他就能順利啟動每天上午的工作了。

蔡格尼克記憶效應起作用的前提是,一定要有個開始。比如說你希望聯系一位潛在客戶,但還不確定具體如何操作。如果你只是想著“我應該聯系這位客戶”,蔡格尼克記憶效應是無法發揮作用的。你需要有個開頭,這樣才能創造一個未完成的結尾。你可以寫下與客戶聯系時需要重點注意些什么,或者在互聯網上搜索客戶所在公司的相關信息,然后停下來,一段時間以后再回過頭來繼續,你的工作會更有成效。

(摘自《正面領導》中信出版社)